Кейс
Автоматизация продаж
и логистики оптового
интернет-магазина
Оптстронг
Сервис, который
освободил 400 часов
в месяц
освободил 400 часов
в месяц
Задача
Создать интерактивную систему закупок
в цепочке поставщик - магазин - покупатель
в цепочке поставщик - магазин - покупатель
Коротко о проекте
Компания «Оптстронг» - крупнейший оптовый магазин спортивного питания c ассортиментом продукции более 150 000 товаров. Компания имеет собственный склад, площадью 600 м2, в котором хранится продукция более 300 брендов от 60 поставщиков. Это дает существенное преимущество в скорости обработки заказов. Клиентам удобно работать в режиме одного окна, закупая продукцию практический всех брендов спортивного питания в одном месте. Этот проект стал для компании стратегическим решением. Благодаря разработанному механизму распознавания индивидуальных прайс-листов поставщиков, а также обмену данными между сайтом, системой складского учета и CRM, нам удалось автоматизировать большинство бизнес-процессов компании от работы менеджеров, до водителей.
Преимущества системы
- Автоматическое обновление ассортимента
- Автоматизация закупок
- Автоматизация документооборота
Идея
Автоматизация процессов - популярный запрос, с которым мы работаем. Часто наши решения становятся катализатором digital-трансформации компании. Новые цифровые процессы меняют не только формальные процедуры, изменяется сама культура функционирования бизнеса.
У рынка оптовой торговли есть свои особенности. Один из них - персонализированный проход к продажам, каждая сделка - уникальна. Создается иллюзия, что такие процессы невозможно автоматизировать. Но это, действительно, иллюзия, которую нам удалось разрушить. Мы разработали для компании «Оптстронг» решение, которое учитывает все особенности их бизнеса и специфику отрасли. Наше решение освободило менеджеров от ежедневных рутинных операций и позволило больше заниматься непосредственно продажами.
У рынка оптовой торговли есть свои особенности. Один из них - персонализированный проход к продажам, каждая сделка - уникальна. Создается иллюзия, что такие процессы невозможно автоматизировать. Но это, действительно, иллюзия, которую нам удалось разрушить. Мы разработали для компании «Оптстронг» решение, которое учитывает все особенности их бизнеса и специфику отрасли. Наше решение освободило менеджеров от ежедневных рутинных операций и позволило больше заниматься непосредственно продажами.
Решение
Инструменты разработки web-сервисов, созданные в VIPRO, позволяют нам не думать о технических ограничениях, а сосредоточиться на решении бизнес-задач клиента. Ключевые функции сайта - аккумулировать информацию из разных источников (прайс-листы поставщиков, система складского учета), оперативно выводить информацию о наличии товара на складах (актуальные остатки), осуществлять закупки товаров, количество которых на складе подходит к концу, информировать менеджеров о важных событиях, касающихся клиентов или ассортимента.
Новый сайт разрабатывался в несколько этапов, и каждый этап внедрялся на основе анализа потребностей покупателей. В результате получился удобный и технологичный сайт, ориентированный именно на оптовиков 
Элементы решения
Автоматическое обновление
каталога через прайс-листы
- Прайс-лист каждого поставщика имеет индивидуальную структуру, но эта структура стабильна, меняется редко. Это позволило нам разработать конфигуратор, при помощи которого создается разметка, показывающая какой тип информации в каких ячейках таблицы размещается.
- Теперь достаточно загрузить на сайт файл прайс-листа. Сайт обновит информацию на страницах каталога, а также в системе складского учета.
- Таким образом, мы освобождаем менеджера от регулярной работы по обновлению каталога продукции.
При разработке автоматизированных систем важно предусмотреть случаи передачи ошибочной информации, цена такой ошибки велика - неверные цены, сбои при выводе каталога, потерянные заказы. На сайте создана система двойного контроля - механическая (дополнительные условия проверки данных в прайс-листах) и человеческая (сообщения в CRM для менеджера об ошибках синхронизации).
Автоматизация запросов
прайс-листов
- Еще один регулярный ритуал для менеджера - запрос у поставщиков актуальных прайс-листов для коррекции цен и ассортимента на сайте. Имея механизм автоматического разбора файлов, мы можем отправлять запросы поставщикам автоматически, без участия менеджера.
- Для каждого поставщика настраивается индивидуальное расписание отправки запросов, а также персональный текст сообщения, сопровождающего запрос.
- В результате мы получили полностью автономный цикл поддержки актуального ассортимента, актуальных цен и актуальных остатков на складах.
Не стоит забывать про человеческий фактор - поставщик может не ответить вовремя на запрос. Это событие отслеживается сайтом. Если такое происходит, сайт формирует для менеджера задачу в CRM, менеджер связывается с поставщиком лично.
Автоматизация закупок
- Когда товар заканчивается на складе, нужно заполнить прайс-листы поставщиков и отправить каждому письмо с заказом. С этой задачей тоже может справиться сайт.
- Для этого сайт обращается к системе складского учета и берет оттуда данные по остаткам на складах. Выбирает те товары, которые почти закончились. На основании истории продаж, вычисляет необходимое количество для закупки. Формирует прайс-лист в формате поставщиков и отправляет им письма с заказом.
В алгоритме расчета объема закупок важно учитывать множество факторов: историю продаж товар, запас товаров, неснижаемый остаток и пр. У многих поставщиков есть ограничения по минимальному заказу, значит, заказ необходимо дополнить товарами, которые еще не заканчиваются, но точно будут распроданы.
Заказ через прайс-лист
- Некоторым клиентам по-прежнему удобно пользоваться прайс-листами для заказа - это еще одна особенность оптовой торговли, сказываются старые привычки.
- Для таких клиентов на сайте создан раздел, в котором можно выгрузить актуальный каталог в файл, заполнить в нем количество для нужных товаров и загрузить обратно на сайт. Мы разбираем файл и добавляем товары в корзину – клиенту остается только ввести данные для доставки заказа.
- Такой заказ проводится по общей схеме, как если бы его сделали, набирая товары из каталога на сайте. Специальных действий от менеджера не требуется.
Автоматические процессы часто разрабатывают с учетом запросов большинства. При таком подходе есть риск потерять часть клиентуры, возможно, небольшую по количеству, но вносящую значительный вклад в прибыль компании. При правильном подходе можно учесть интересы всех участников процесса.
Результат
44%рост количества
заказов за 9 месяцев
заказов за 9 месяцев
400часов в месяц
освобождено
для менеджеров
освобождено
для менеджеров
57заказов
в среднем
в день
в среднем
в день
Из переписки
"Мне нравится подход VIPRO к работе. Они не говорят «это невозможно», но берут время на размышление и возвращаются с одним или несколькими вариантами решения."
Виталий Бурганов.
«Оптстронг»
«Оптстронг»
Режиссерская версия
В кейс вошло далеко не всё, что мы сделали в рамках этого проекта. Здесь описан пример того, как сайт может выполнять не только свои стандартные функции, но и помогать людям в их ежедневной деятельности, забирая на себя рутинную работу. На сайте реализовано много полезных функций. В планах создание новых. Нет предела совершенству.
- Генератор акций с произвольными условиями
- Личный кабинет водителя
- Система отслеживания хрупких товаров
Предыдущий кейс Как играючи обучить персонал?
Следующий кейс Лучшая digital экосистема в области производства полиэтиленовой пленки